Elektro Decker GmbH | Verhaltenskodex
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Verhaltenskodex

Verhaltensregeln und unternehmerische Werte

1. Zielsetzung/Anwendungsbereich

Ein wichtiges Anliegen der Elektro Decker GmbH ist, die geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmens langfristig und nachhaltig zu entwickeln und zu gestalten.

Ein sehr gutes Geschäftsergebnis der Elektro Decker ist hierbei nicht das voranginge Ziel. Vielmehr halten wir es – auch zur Erreichung eines positiven Geschäftsergebnisses – für unabdingbar, die Elektro Decker GmbH als ein angesehenes und vertrauenswürdiges Unternehmen der technischen Gebäudeausrüstung im Elektro- und Elektronikbereich zu entwickeln und zu etablieren. Hierfür müssen wir unsere Geschäfte verantwortungsvoll und ethisch einwandfrei führen. Die diesbezüglich berechtigten Erwartungen und Interessen der Kunden und Lieferanten, unserer eigenen Mitarbeiter sowie weiterer Interessensgruppen müssen wir bei der Verfolgung unserer unternehmerischen Ziele vollumfänglich berücksichtigen.

Wir erwarten, dass der Verhaltenskodex der Elektro Decker unterstützen bzw. gewährleisten wird, dass alle Mitarbeiter der Elektro Decker GmbH entsprechend der festgelegten Werte und Normen handeln und zusammenarbeiten. Das Einhalten dieser Werte und Normen sehen wir als Basis bzw. Grundvoraussetzung, um die avisierte hohe Leistungsfähigkeit und Bereitschaft der Elektro Decker GmbH zu erreichen und sicher zu stellen. Der Verhaltenskodex bietet für alle Mitarbeiter gemeinsame Arbeitsprinzipien und definiert unsere Arbeitsweise.

Dieser Verhaltenskodex gilt für sämtliche unserer Aktivitäten und für das Handeln aller Mitarbeiter der Elektro Decker GmbH. Wir haben die Erwartung, dass diese Grundsätze immer von allen Mitarbeitern beachtet und eingehalten werden.

2. Unternehmerische Werte

Die Elektro Decker GmbH (nachfolgend: Elektro Decker) ist einer ethisch einwandfreien, integren und rechtskonformen Unternehmensführung verpflichtet und betreibt ihre Geschäfte auf Grundlage der in diesem Kodex aufgeführten unternehmerischen Werte und Verhaltensregeln. Die Mitglieder der Unternehmensleitung und alle Mitarbeiter handeln dann im Unternehmensinteresse, wenn sie die geltenden Rechtsvorschriften einhalten, selbst dann, wenn dies aus Sicht des Einzelnen oder des Unternehmens wirtschaftlich ungünstig oder unzweckmäßig erscheinen sollte. Ein ethisch einwandfreies Verhalten, dessen Grundsätze durch diesen Kodex festgelegt werden, ist deshalb für alle Elektro Decker-Mitarbeiter verbindlich.

Integrität, Loyalität und kritisches Denken setzen wir als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit bei jedem Mitarbeiter voraus. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, diese Tugenden im Rahmen – der wie folgt beschriebenen Prinzipien – ihrer Tätigkeit zu wahren und zu beachten.

Jeder Mitarbeiter hat ein Recht auf kompetente, offene und vertrauensvolle Führung. Eine offene Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern ist wesentlicher Bestandteil unserer Personalführung.

Die Mitarbeiter werden angehalten, sich sowohl intern als auch extern couragiert und vorbildhaft zu verhalten. Das Setzen von anspruchsvollen und erfüllbaren Zielen für die Mitarbeiter hat eine hohe Bedeutung. Die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter wird durch Elektro Decker vollumfänglich und bestmöglich gefördert. Innovative Vorgehensweisen unserer Mitarbeiter werden unterstützt.

3. Verhaltensregeln

Dieser Kodex beinhaltet die unternehmerischen Werte der Elektro Decker GmbH und deren Umsetzung in allgemeine Verhaltensregeln. Der Kodex enthält die wichtigsten Regeln und Verhaltensgrundsätze, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, leitenden Angestellten und Mitglieder der Geschäftsleitung – im Folgenden als Mitarbeiter zusammengefasst – der Elektro Decker GmbH gelten. Der Kodex dient dazu, den Mitarbeitern die grundlegenden rechtlichen Anforderungen, denen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für Elektro Decker entsprechen müssen, transparent und bewusst zu machen sowie ihnen hierfür eine Orientierung zu geben.

Die Geschäftsleitung von Elektro Decker sorgt für eine Bekanntgabe und Umsetzung des Verhaltenskodexes (und aller damit in Verbindung stehenden Dokumente und Betriebsvereinbarungen). Soweit für einzelne Bereiche Verhaltensregeln in speziellen Richtlinien oder Vorschriften niedergelegt sind, gelten diese uneingeschränkt und ergänzend zu diesem Kodex, soweit sie ihm nicht widersprechen. Es liegt in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters für die Anwendung und Einhaltung der Verhaltensregeln zu sorgen.

4. Allgemeine Grundsätze

Eine wesentliche Grundregel unseres Handelns ist die Einhaltung von Gesetz und Recht in der jeweiligen Rechtsordnung. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die für uns geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften zu beachten. Das gleiche gilt für die Ihnen mitgeteilten internen Anweisungen und Richtlinien sowie Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge und Arbeitsschutzbestimmungen. Dazu zählt auch, jede Beteiligung an Geschäften zu vermeiden, die erkennbar darauf abzielen, diese Bestimmungen zu umgehen.

Die Missachtung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorschriften sowie Verstöße gegen diesen Kodex können Elektro Decker schaden. Darüber hinaus können sie zu staatlichen Sanktionsmaßnahmen (Bußgeldbescheide, Eingriffe in den Geschäftsbetrieb) führen. Ein vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verstoß gegen den Kodex kann für den jeweiligen Mitarbeiter eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten bedeuten und kann deshalb gegebenenfalls zu disziplinarischen Konsequenzen führen. Bei allen Sanktionsmaßnahmen ist das Gebot der Verhältnismäßigkeit und der Gleichbehandlung zu beachten.

4.1 Mitarbeiter

a) Sicherheit und Gesundheit
Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf ein sicheres Arbeitsumfeld. Höchstmögliche Arbeitssicherheit für alle Mitarbeiter ist uns daher ein wichtiges Anliegen. Unser Ziel ist, Unfälle am Arbeitsplatz zu verhindern. Dazu müssen Prozesse, Anlagen und Betriebsressourcen den geltenden rechtlichen und internen Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen sowie dem Brandschutz entsprechen. Jeder Mitarbeiter trägt stets eine Mitverantwortung für seine und die Sicherheit anderer Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Wir halten zudem Nachunternehmer an, unsere Sicherheitsgrundsätze zu übernehmen.

b) Korrekte Buchhaltung
Eine korrekte Buchhaltung sowie die – soweit notwendig – richtige und nachvollziehbare Weitergabe finanzieller Informationen über sich und seine Aktivitäten stellt für Elektro Decker die Basis seiner erfolgreichen Teilnahme am Wirtschaftsverkehr dar. Grundlage hierfür sind ein präzises Rechnungswesen und die Autorisierung aller Geschäftsvorfälle in der Elektro Decker-Buchhaltung. Alle Informationen werden zeitnah, zuverlässig und sachbezogen auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften und Gesetze durch transparente und durchgängige ERP-Systeme aufgezeichnet. Entscheidungen hinsichtlich jeglicher Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß zu dokumentieren.

c) Respekt und Gleichbehandlung
Elektro Decker duldet keinerlei Diskriminierung, ob aufgrund von Alter, Geschlecht, Nationalität oder sozialer Herkunft, Religion, körperlicher oder geistiger Behinderung, politischer oder sonstiger Überzeugung oder sexueller Orientierung. Ebenso wenig dulden wir jegliche Form von Belästigung oder Bossing bzw. Mobbing am Arbeitsplatz.

Es ist für Elektro Decker insbesondere wichtig, ein ehrlicher und vertrauenswürdiger Arbeitgeber zu sein, der sich um faire Beschäftigungspraktiken bemüht. Neben den richtigen Arbeitsmitteln, Ressourcen und der richtigen Ausbildung fördern wir vor allem einen respektvollen Umgang untereinander, damit unsere Mitarbeiter ihrer Tätigkeit erfolgreich und mit Freude nachgehen können.

4.2 Geschäftspartner, Nachunternehmer und Lieferanten

Für die unternehmerische Tätigkeit der Elektro Decker GmbH sind verlässliche und zuverlässige Lieferanten und Nachunternehmer entscheidend. Daher streben wir nach langfristigen und beiderseitig erfolgreichen Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten und Nachunternehmern. Gute und zuverlässige Geschäftspraktiken haben für uns eine übergeordnete Bedeutung. Wir streben daher an, insbesondere diese Geschäftsbeziehungen nachhaltig und auf einer soliden ethischen Basis weiterzuentwickeln.

Unsere Beziehungen zu unseren Lieferanten, Nachunternehmern und anderen Geschäftspartnern werden von folgenden Grundsätzen geleitet:

a) Lieferanten, Nachunternehmer und andere Geschäftspartner werden alle gleich, ohne Diskriminierung und ausschließlich in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften behandelt. Eine unsachliche Bevorzugung oder Behinderung von Lieferanten, insbesondere aus privaten Gründen, ist grundsätzlich untersagt.

b) Bestechung oder sonstige rechtswidrige Handlungen duldet Elektro Decker im Rahmen seiner Beziehungen zu Lieferanten, Nachunternehmern und anderen Geschäftspartnern nicht. Elektro Decker geht gegen Bestechung, Korruption und Wirtschaftsverbrechen/-vergehen mit allen den zur Verfügung stehenden Mitteln vor.

c) Alle Mitarbeiter sind angehalten darauf zu achten, dass Elektro Decker nicht zur Geldwäsche oder für andere illegale Zwecke (insbesondere Terrorismusfinanzierung) missbraucht werden kann.

d) Elektro Decker duldet keine Kinder- oder Zwangsarbeit jeglicher Art.

e) Von seinen Lieferanten, Nachunternehmern und anderen Geschäftspartnern erwartet Elektro Decker die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte und Arbeitsbedingungen, soziale Verantwortung und einwandfreies ethisches Verhalten.

f) Geschäftsinformationen werden als Teil unserer wichtigsten Güter vertraulich behandelt. Es ist Mitarbeitern der Elektro Decker verboten, Unberechtigten vertrauliche Geschäfts-, Finanz-, Personal- oder Technologieinformationen, Pläne oder Daten offenzulegen.

g) Leistungsbezogene Provisionen und Boni werden nur nach einschlägigen Normen gewährt und stehen insbesondere wenn sie Dritten gewährt werden (Berater, Handelsvertreter, etc.) in einem angemessenen Verhältnis zu deren Tätigkeit  und werden vollumfänglich dokumentiert.

4.2.1 Wettbewerb

Elektro Decker unterstützt einen freien Markt und einen freien und fairen Wettbewerb zwischen den Unternehmen. Mit anderen Unternehmen der Technischen Gebäudeausrüstung messen wir uns auf professionelle, ehrliche und dem Berufsethos entsprechende Weise. Verstöße gegen das Kartell- und Wettbewerbsrecht werden nicht geduldet. Es sind alle Situationen zu vermeiden, in denen das Risiko besteht, dass ein Wettbewerbsrecht verletzt werden könnte. Mit Wettbewerbern der Elektro Decker GmbH wird nicht über Preise oder Preisgestaltung, die mögliche Teilnahme an Ausschreibungsverfahren, Kosten und Kostenstrukturen, strategischen Entscheidungen oder sonstige Informationen, die nicht allgemein bekannt sind und über die Mitbewerber keine Kenntnis erlangen sollten, gesprochen.

4.2.2 Schutz der Unternehmenswerte

Zu den Vermögenswerten von Elektro Decker gehören nicht nur Sachwerte/Eigentum, sondern auch dienstlich erlangte immaterielle Werte (geistiges Eigentum). Geistiges Eigentum (wie insbesondere Patente, Schutzrechte etc.) darf nicht mit Dritten geteilt bzw. an diese weitergegeben werden.

Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Geschäftszwecke, keinesfalls für rechtswidrige Geschäftszwecke benutzt werden. Bei der Nutzung von Betriebsmitteln und Ressourcen des Unternehmens (u. a. Telefon, Computer, Internet und sonstige Informationstechnologien) sind die internen Richtlinien und sonstigen Regelungen des Unternehmens zu beachten.

4.2.3 Vertraulichkeit

Die Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit aller internen vertraulichen Angelegenheiten der Elektro Decker GmbH, auch bei allen vertraulichen Informationen über die Kunden/Geschäftspartner, verpflichtet. Ohne angemessenen betrieblichen Grund und ausreichende Berechtigung dürfen die Mitarbeiter von Elektro Decker keine Informationen über Kunden oder Geschäftspartner verwenden, abändern, mitteilen oder herausgeben.

Vertraulich sind alle diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder bei denen ohne weiteres klar erkennbar ist, dass sie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zum Inhalt haben. Typischerweise zählen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie nicht veröffentlichte Zahlen und Daten des Berichts- und Rechnungswesens zu den vertraulichen Informationen. Vertrauliche Informationen sind vor Einsicht durch Dritte zu schützen. Auch im unternehmensinternen Umgang und vor Weitergabe innerhalb der Elektro Decker GmbH ist generell darauf zu achten, dass vertrauliche Informationen nur an diejenigen Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben benötigen.

Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Die Mitarbeiter haben aktiv dazu beizutragen, dass vertrauliche Daten, insbesondere personenbezogene Daten (wie z. B. Gesundheitsdaten), zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe Dritter gesichert werden. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetzes (im Ausland nach der jeweiligen Rechtsordnung) und sonstigen gesetzlichen Bestimmungen und den dazu bestehenden Betriebsvereinbarungen zulässig ist. In Zweifelsfällen sind die betrieblichen Datenschutzbeauftragten einzuschalten.

4.2.4 Einkauf

Elektro Decker verfolgt eine aktive Beschaffungsstrategie, die Kosteneinsparungen, Nachhaltigkeit und Innovationen durch die Zusammenarbeit mit Zulieferern zum Ziel hat. Das Personal im Beschaffungswesen, die die Auswahl von Zulieferern und laufende Beziehungen mit diesen beeinflussen können, müssen besonders umsichtig sein, um sicherzustellen, dass Situationen vermieden werden, die zu einem Interessenskonflikt führen.

4.3 Datenschutz gem. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Um unseren Kunden bestmögliche Projektabwicklung, Qualität und Service bieten zu können, ist in nahezu allen Bereichen der Einsatz von moderner Informationstechnologie erforderlich. Dies geht einher mit der Speicherung von Daten, sowohl von unseren Kunden, Nachunternehmern und Geschäftspartnern als auch Daten unserer Mitarbeiter. Elektro Decker verpflichtet sich auf das Einhalten der strengen Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie weiterer nationaler Vorschriften. Dies entspricht unserem Selbstverständnis und wird regelmäßig überprüft. Elektro Decker garantiert, den Einzelnen davor zu schützen, dass durch die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten eine Beeinträchtigung in den Persönlichkeitsrechten entsteht. Im Rahmen unserer Tätigkeit werden Daten erhoben, verarbeitet und vielfältig genutzt. Insbesondere sind dies projekt- und auftragsbezogene  Daten, aber auch Daten unserer Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter von Elektro Decker hat dafür Sorge zu tragen, dass alle personenbezogenen Daten vertraulich und gesetzeskonform behandelt werden. Dabei werden auch die vom Gesetzgeber vorgesehen Datenkategorien beachtet.

Grundsätzlich gilt:

  • Personenbezogene Daten dürfen nur zur Erfüllung der an Elektro Decker übertragenen Aufgaben erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
  • Die Weitergabe von Daten von Geschäftspartnern und Mitarbeitern erfolgt nur in den ausdrücklich erlaubten Fällen.
  • Geschäftspartner oder Mitarbeiter können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Unzutreffende Daten sind zu berichtigen, unzulässig gespeicherte oder nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen bzw. zu sperren.

Weitere unternehmensspezifische Regelungen sind in folgenden Dokumenten festgelegt:

  • Unternehmensrichtlinie Datenschutz
  • E-Mail und Internetrichtlinie und Einwilligungserklärung
  • Arbeitnehmerverpflichtung auf das Datengeheimnis

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist für uns selbstverständlich.

Bei allen persönlich adressierten Sendungen ist das Briefgeheimnis zu wahren. Für den Erfolg des Unternehmens ist der Austausch von Informationen lebenswichtig. Dieser hat mit Sorgfalt und in angemessenem Rahmen zu erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass Informationen nur von den vorgesehenen Empfängern gelesen werden können.

Zur Klärung von Einzelfragen stehen die Datenschutzbeauftragten zur Verfügung.

4.4 Umweltschutz

Die Elektro Decker GmbH bekennt sich zu ihrer Verantwortung für Umwelt- und Klimaschutz. Geltende Umweltschutzvorschriften sowie bestehende Umweltleitlinien sind von den Mitarbeitern zu beachten. Daraus leitet sich für Elektro Decker und ihre Mitarbeiter die Verpflichtung ab, in ihren Entscheidungen und ihrem Handeln die Auswirkungen auf die Umwelt zu berücksichtigen und eine Belastung der Umwelt weitestgehend zu vermeiden oder zu reduzieren.

4.5 Spenden/Sponsoring

Bei der Vergabe von Spenden- und Sponsorengeldern durch Elektro Decker ist darauf zu achten, dass die Vorschriften der jeweiligen Rechtsordnung und die intern hierfür geltenden Bestimmungen eingehalten werden. Spenden an politische Parteien erfolgen nur in dem gesetzlich zulässigen Rahmen und bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geschäftsleitung des jeweiligen Unternehmens. Im Übrigen sollen Spenden durch Elektro Decker nur an gemeinnützige Institutionen vergeben werden.

Sonstige freiwillige Zahlungen und Zuwendungen durch Elektro Decker, denen keine Gegenleistung gegenübersteht, haben zu unterbleiben.

4.6 Umsetzung

Zu Fragen in Zusammenhang mit diesem Kodex steht der Ansprechpartner für Compliance der Elektro Decker GmbH, Herr Lutz Frank, zur Verfügung.

Soweit ein Mitarbeiter Kenntnis erlangt von erheblichen Verstößen gegen diesen Kodex, soll er seinen Vorgesetzten oder Herrn Lutz Frank informieren. Die eingehenden Hinweise werden streng vertraulich und mit der erforderlichen Sorgfalt behandelt. Besteht ein begründeter Verdacht für einen Verstoß, kann der Ansprechpartner für Compliance unter Wahrung der Vertraulichkeit der erhaltenen Informationen zur weiteren Aufklärung die zuständigen Stellen einschalten. Dem betreffenden Mitarbeiter können durch seine Hinweise nur dann Nachteile entstehen, wenn er schon von Anfang an wusste, dass sein Hinweis nicht zutrifft, oder dies ohne weiteres hätte erkennen können.

Essen, im Mai 2018